Лист задач — лучший органайзер

Для тех, кто постоянно работает с информацией, предполагающей регулярное обновление и корректировки, или просто хочет иметь простую в использовании ежедневную настольную памятку незаменимой вещью будет лист задач или To Do List.

Зачем нужен лист задач (To Do List)

Как человеку, прошедшему старую, еще не компьютеризированную, школу, а потом и институт, мне сложно было использовать компьютер в своей повседневной деятельности – в лучшем случае взаимодействие с этим устройством сводилось к играм, либо поиску информации в интернете. Лист задачНо так сложилось, что 10 лет назад я устроился на новую работу, которая не просто предполагала эпизодическое использование компьютера, а вынуждала проводить за ним по 8 часов в день. Сразу же появилась проблема учета повседневных и долговременных задач. Сначала использовался классический вариант – настольный ежедневник, но главная проблема с ним была в том, что нужно было постоянно перелистывать его назад, чтобы уточнить список нерешенных задач. Поэтому я занялся поиском подходящей компьютерной программы. В течение примерно года было опробовано около десятка программ-ежедневников, различных ремайндеров, тикетов и так далее – и ни один из них не устроил меня, так как был либо слишком сложным в управлении, либо наоборот ему не хватало функционала. Но самое главное – ни одна программа не позволяла мне организовать информацию в произвольной форме, в том числе и отразить взаимосвязи между задачами. В результате таких поисков я пришел к варианту, который использую в течение последних нескольких лет – самый простой ремайндер-календарь, чтобы напоминать о каких-либо отсроченных событиях (например, через 3 недели забрать документы, или через 3 месяца забрать вклад в банке и так далее) и список текущих дел, которые я сам записываю в удобной мне форме на обычном листе бумаги формата А4.

Основная цель: Грамотно организовать ведение рабочих записей, сэкономить собственное время, облегчить рабочий процесс, улучшить ориентацию в долговременных и кратковременных задачах..

Как это работает

На вашем рабочем месте, под рукой всегда лежит лист бумаги (я предпочитаю А4, так как он дает больший простор для пространственной организации заметок) и ручка. Если в процессе работы вам необходимо что-то пометить для выполнения, будь то глобальная или совсем несущественная задача, вы просто записываете ее в удобной формулировке, а если вы какую-либо задачу выполнили – то вычеркиваете. Кроме этого, полезно записать с утра задачи, намеченные на день, так как тогда вам будет проще привязать их к конкретному времени и определить наиболее удобную последовательность.

Лист бумаги А4 позволяет не только записывать задачи, но и определять между ними взаимосвязи при помощи различных стрелочек, линий, цифр и так далее. Здесь же удобно сделать какие-либо несущественные пометки в процессе разговора по телефону, либо записать цифры при подсчетах.

Когда лист заканчивается, его можно либо перевернуть на другую сторону, либо обновить, переписав незачеркнутые задачи на новый. При переписывании задач на новый лист вы актуализируете «залежавшиеся на полке» дела, а также перераспределяете для себя приоритеты всех задач.

На что обратить внимание

Важно регулярно обновлять вашу рабочую памятку – просто взять новый лист и переписать на него все еще не выполненные задачи в порядке приоритета, попутно внося коррективы в формулировки и суть задач, делая уточнения и пометки. Как правило, потребность в этом наступает ровно тогда, когда заканчивается лист бумаги, либо на нем становится слишком много вычеркнутых строк и это мешает ориентации. В любом случае, этот момент вам нужно контролировать исходя из собственных ощущений – важно чувствовать, что вы контролируете все потоки информации и имеете представление обо всех запущенных задачах.

Достоинства и недостатки

Простота и эффективность метода. Вам не нужно осваивать навороченное программное обеспечение, либо испытывать недовольство от ограниченности простых программ. Более того, вы вообще не привязаны к компьютеру и в случае необходимости актуализировать текущие дела можете взять лист задач с собой в любое место. Записывать можно ЛЮБЫЕ задачи, не только по работе, но также и домашние или другие дела, которые необходимо сделать в течение дня, недели или сколь угодно продолжительного срока.

Если в вашем восприятии преобладает визуальный канал, то вам проще воспринимать информацию с листа, да еще и организованную так, как вам удобно, чем вчитываться в текст на экране компьютера. Лист задач объединяет в себе функционал записной книжки, ежедневника, ремайндера и в целом сильно сокращает энергозатраты на контроль за собственной деятельностью.

Есть и недостатки: Если вы работаете не среди друзей, то необходимо позаботиться о конфиденциальности записанной информации – если, конечно, в этом есть необходимость.

Итак, в результате использования листа задач вы всегда в курсе своих дел, если вам нужно что-то вспомнить, то достаточно просто пробежаться взглядом по листку и прочитать незачернутые строчки с делами. В то же время, вы не кладете их в долгий ящик – они всегда перед глазами и сами напоминают о себе. Буквально через неделю вы почувствуете насколько система проста и эффективна. Возможно, кому-то такая метода не подойдет, но мне она сэкономила массу времени и сил.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.